Regulamin zgłoszeń

REGULAMIN DOTYCZĄCY PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH OBOWIĄZUJĄCY W STAROSTWIE POWIATOWYM W MIKOŁOWIE

 § 1

[CEL REGULAMINU]

 

  1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez Osobę zgłaszającą naruszeń prawa (czyli działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa) dotyczące zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych, interesów finansowych Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
  2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Starostwie Powiatowym w Mikołowie i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka.
  3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnego, łatwo dostępnego kanału, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
  4. Niniejszy Regulamin ustalony został po konsultacji z przedstawicielem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym w Starostwie Powiatowym w Mikołowie.
  5. Każdy z Pracowników zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu. Pracodawca informuje pracowników o treści Regulaminu w sposób zwyczajowo przyjęty w Starostwie Powiatowym w Mikołowie.
  6. Każdy dokonujący zgłoszenia jest obowiązany do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu.

 

§ 2

[DEFINICJE]

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. Pracodawcy – rozumie się przez to Starostwo Powiatowe w Mikołowie.
  2. Komisji – rozumie się przez to komisję odpowiedzialną za prowadzenie postępowania wyjaśniającego dot. zgłoszenia,
  3. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
  4. Osobie Dokonującej Zgłoszenia (Sygnaliście) – rozumie się przez to pracownika, który dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą oraz osobę, której stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
  5. Pracowniku – rozumie się osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru.
  6. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia- rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą        i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
  7. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji wskazanych w niniejszym Regulaminie,
  8. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w Zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa,
  9. Postępowaniu Wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone                     w związku ze złożonym Zgłoszeniem,
  10. Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia,
  11. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty, wyrządzają mu krzywdę lub szkodę oraz zostały podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem.

 

§ 3

[DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ]

  1. Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem Zgłoszeń jest Starostwo Powiatowe w Mikołowie.
  2. Zgłoszenia rozpoznawane są przez Komisję.
  3. Skład oraz zasady pracy Komisji, w tym prowadzenia postępowania wyjaśniającego określa procedura wprowadzona przez Starostę Mikołowskiego odrębnym Zarządzeniem.
  4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem kanału dostępnego pod adresem internetowym  https://powiatmikolowski.wdialogu.pl/sygnalista/ .
  5. Składane Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
  6. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega sankcji karnej określonej w ustawie Kodeks Karny.
  7. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący Zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

 

§ 4

[ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE]

  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia, jednostka odpowiedzialna za przyjmowanie Zgłoszeń przekazuje je do Komisji odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z dokonującym Zgłoszenia,    w tym występowanie o dodatkowe informacje dot. Zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dot. Zgłoszenia.
  2. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że nie wskazał on adresu kontaktowego, na który należy przekazać potwierdzenie lub nie wynika to z funkcjonalności kanału do dokonywania zgłoszeń.
  3. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego w sytuacji gdy:
    a) Zgłoszenie nie podlega zakresowi przedmiotowemu przewidzianemu w par. 1 pkt 1 Regulaminu,
    b) Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe,
    c) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania Wyjaśniającego.
  4. Zakończenie rozpatrywania wniosku w trybie przewidzianym w ust. 3 niniejszego § wymaga od Komisji sporządzenia protokołu zawierającego zwięzłe uzasadnienie decyzji o odstąpieniu od przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego.
  5. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie Postępowania Wyjaśniającego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie.
  6. Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w Postępowaniu Wyjaśniającym.
  7. Komisja rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia. 
  8. W przypadku Zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje bieżące zalecenia  o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu, w przyszłości.
  9. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, Komisja przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informację o zakończeniu sprawy, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Postępowania Wyjaśniającego lub sporządzenia protokołu o którym mowa w § 4 ust. 4 Regulaminu.

 

§ 5

[ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH]

  1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego.
  2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych z Pracodawcą.
  3. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest podejmowanie działań odwetowych,  którymi w szczególności są: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
  4. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. powyżej, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
  5. Ochroną przed działaniami odwetowymi objęta jest również ,,Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia” na takich samych zasadach jak Sygnalista.
  6. Sygnaliści lub osoby o których mowa w § 2 pkt 5 Regulaminu, które zgłaszają w złej wierze informacje o nadużyciu, to jest:
    a) dopuszczają się bezpodstawnego pomówienia wobec innych pracowników Starostwa Powiatowego w Mikołowie lub Pracodawcy,
    b)dokonują zgłoszenia naruszenia będąc jednocześnie jego sprawcą podlegają odpowiedzialności na podstawie właściwych przepisów.

 

§ 6

[DANE OSOBOWE]

 

  1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję. Komisja zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
  2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy Zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

 

§ 7

[REJESTR ZGŁOSZEŃ]

  1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.
  2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiadają osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń.
  3. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dokumenty i informacje zebrane w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia Zgłoszenia przechowywane są przez okres zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
  4. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej następujące dane:
  • numer sprawy;
  • przedmiot naruszenia;
  • datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
  • informację o podjętych działaniach następczych;
  • datę zakończenia sprawy.

§ 8

[POSTANOWIENIA KOŃCOWE]

  1. Przeglądu Regulaminu dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż raz na 3 lata.
  2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania Zarządzenia w sprawie wprowadzenia Regulaminu dotyczącego przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.